El tiempo es el factor clave ante cualquier comunicación, pero si además de hacerlo en poco tiempo resolvemos cualquier consulta de forma eficiente, conseguiremos clientes satisfechos.

La comunicación entre propietarios e inquilinos es, a día de hoy, la clave del éxito para una propiedad bien administrada. Ante cualquier consulta o avería, el inquilino busca y necesita que sea resuelta a la mayor brevedad posible. A pesar de ello, muchos gestores de propiedades siguen tardando horas (e incluso días) en poder dar respuesta a sus arrendatarios, lo que provoca un descontento y, en algunos casos, incluso llegar a provocar su marcha.

¿Cómo mantener una buena comunicación con los inquilinos sin descuidar las múltiples tareas de un property manager?

Lo primero es disponer de un canal de comunicación adecuado, fácil de manejar para el inquilino. ¿Y cómo debe ser este canal? Los correos electrónicos no sirven para estos casos. Nadie envía un correo electrónico cuando, por ejemplo, su caldera deja de funcionar. ¡Podrían pasar horas hasta obtener respuesta! Así, la mejor solución es usar un chatbot de respuesta automática, que sea capaz de dar respuesta inmediata ante cualquier incidencia. Los bots pueden hablar con los inquilinos para registrar cualquier incidencia, y, gracias a la Inteligencia Artificial, son capaces de reconocer el problema y tratar de dar una solución. 

El chatbot de la plataforma de gestión inmobiliaria que ofrece la app de Proptex puede identificar la categoría de incidencia, poner en alerta a las partes implicadas y dar respuesta inmediata al inquilino. Y todo ello sin la implicación directa del property manager

La comunicación ante problemas difíciles de resolver de manera inmediata

Ojalá todas las incidencias que puede sufrir un inquilino se resolvieran en cuestión de segundos. Hay averías técnicas que pueden resolverse ofreciendo una simple instrucción, y averías que necesitan de un facility manager. La comunicación de Proptex entre inquilino y propietario dispone de un software de ticket de incidencias para problemas difíciles de resolver al instante. Así, cuando una avería requiere de personal técnico para ser resuelta, el mismo bot abre un ticket de incidencias donde el inquilino puede consultar en todo momento para conocer el estado de su reparación hasta la resolución total del problema.

Para que la comunicación entre property managers y facility managers sea igualmente efectiva, el mismo software de Proptex cuenta con un módulo de seguimiento y gestión de la comunicación, todo desde un solo lugar. Así, se establece un registro de seguimiento de cada incidencia, reparación o consulta, haciendo que la comunicación entre los gestores de inmuebles resulte más efectiva. 

Comunicaciones “extra” a ofrecer al inquilino

La experiencia del cliente toma cada vez más fuerza. Ya no vale solamente hacer las cosas bien, sino que hace falta hacerlas de forma excelente. La competencia entre edificios comerciales y residenciales es cada vez mayor, por lo que los property managers deben encontrar herramientas de valor añadido para ofrecer a sus inquilinos.

Una de estas herramientas son los módulos de marketplace, que ofrecen servicios que favorecen la satisfacción del cliente: servicios de conserjería, proveedores externos integrados y proveedores de servicios propios. 

También, desde la misma aplicación de experiencia de inquilinos, podemos ofrecer un servicio para crear comunidad, reuniones o meetings entre vecinos o empresas dentro del edificio de oficinas. Y todo en un solo click. 

Está claro que para cualquier gestor inmobiliario, la inmediatez es el objetivo y la comunicación simplificada es la respuesta.